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A comunicação correta e completa é de extrema importância na nossa vida profissional.
Uma ferramenta indispensável para isso é, sem a menor sombra de dúvida, o telefone. Porém, algumas pessoas ainda não utilizam o aparelho de forma dinâmica e produtiva. Portanto, relacionei algumas dicas para a utilização adequada do telefone no ambiente de trabalho.
Veja abaixo:
- Ao ligar para um cliente, fornecedor, etc, seja sempre objetivo(a).
- Tenha o assunto a ser tratado anotado em um papel, com começo, meio e fim.
- Não desvie a conversa para assuntos não relacionados ao motivo da ligação.
- Apresente-se com seu nome e o nome da empresa, para fazer e receber ligações.
- Se cair na secretária eletrônica, deixe recado com seu nome e telefone para retorno.
- Ao anotar recados, marque o nome e telefone de quem ligou, a data e a hora.
Além disso, há também alguns detalhes de linguagem que podem fazer diferença no contato telefônico:
- Algumas pessoas, ao atender uma ligação - quando o interlocutor quer confirmar se é a pessoa certa e pergunta, por exemplo: "É o Sr. Osvaldo?" - respondem "É Ele", ou seja, referindo-se a si na terceira pessoa, isso dá uma conotação de arrogância. Portanto, se você for a pessoa, diga: "Sou Eu.".
- Você atende uma ligação que é para outra pessoa, então quando quem ligou pergunta pela pessoa, você responde perguntado: "Quem Gostaria?". Infelizmente, nem sempre quem liga gostaria de estar do outro lado da linha, pois talvez tenha que dar uma notícia ruim, então pergunte: "Quem Quer Falar?".
- A ideia de uma ligação telefônica objetiva é de resolver alguma questão naquele determinado momento, então não diga: "Eu Queria" e sim: "Eu Quero", dando uma conotação mais imediatista.
- Há um vício de linguagem muito comum hoje em dia que é o: "Qual Seria?". Se você atender uma ligação para outra pessoa e for passá-la no exato momento, pergunte: "Qual É O Assunto/Motivo?", se for anotar um recado para retorno do contato, pergunte: "Qual Será O Assunto/Motivo?". O tempo verbal "Seria" dá a ideia de algo que era para ser e não foi.
E para completar, nunca deixe quem estiver do outro lado da linha esperando por muito tempo, principalmente se for no modo de espera com música, é sempre uma música irritante e cansativa. E também não seja do tipo que fala sem parar, como uma "metralhadora de palavras", saiba ouvir também, dê chance ao interlocutor para falar.
